Office & HR Support Manager

Baví tě office management, organizace, lidé a HR administrativa? Máš rád/a, když věci fungují, kancelář má řád a tým se může spolehnout, že praktické věci někdo drží pevně v ruce? Hledáme Office & HR Support Managerku nebo Managera, který/á se postará o každodenní chod našeho nového officu v Praze Karlíně a zároveň bude praktickou podporou HR týmu. Nehledáme klasickou recepční. Návštěv k nám nechodí mnoho a nejde o práci, kde celý den sedíš na recepci. Hledáme člověka, který si vezme office, interní organizaci a základní HR podporu jako vlastní oblast. Budeš člověk, na kterého se tým může obrátit, když potřebuje vyřešit praktickou věc v kanceláři, naplánovat pohovor, připravit nástup nového kolegy, zorganizovat meeting, objednat vybavení, vyřešit dodavatele nebo pomoct s interní akcí. Kdo jsme? Jsme MK Lůžkoviny. Česká rodinná firma, která vznikla v roce 2017 z malého e-shopu a velkého nadšení pro kvalitní bytový textil. Od prvního dne rosteme s jasnou vizí: přinášet do českých domácností krásu, pohodlí a funkčnost za férovou cenu. Dnes máme za sebou více než 400 milionů v ročním obratu a míříme dál k hranici půl miliardy. Za naším příběhem stojí poctivá práce, důraz na kvalitu, originalita a silné rodinné zázemí. Teď se posouváme dál i interně. Otevíráme nový office v Praze Karlíně a chceme, aby naše kancelářské zázemí, HR podpora a interní organizace odpovídaly tomu, kam jako firma rosteme. Co tě u nás čeká? Budeš mít na starosti každodenní fungování kanceláře v Praze Karlíně. Postaráš se o to, aby byl office čistý, vybavený, příjemný a připravený pro tým, schůzky, kandidáty i návštěvy. Budeš řešit kancelářské zásoby, kuchyňku, občerstvení, kávu, vodu, kancelářské vybavení, drobné opravy, servis, úklidovou firmu, komunikaci s pronajímatelem a další provozní věci, které jsou pro fungování týmu důležité. Vedle office managementu budeš podporovat HR tým hlavně v náborové administrativě. Budeš komunikovat s kandidáty, plánovat pohovory, pracovat s náborovou agendou v Asaně a koordinovat praktické věci kolem nástupů nových lidí. Součástí role bude také administrativní podpora vedení, správa kalendářů, rezervace schůzek, organizace služebních cest, zápisy ze schůzek a řešení praktických požadavků, které pomáhají firmě fungovat rychleji a přehledněji. Důležitou částí bude i people support a interní akce. Budeš pomáhat s organizací all-hands meetingů, teambuildingů, narozenin, výročí, firemních rituálů, merche a dárků pro zaměstnance, partnery nebo návštěvy. Co bude tvoje hlavní odpovědnost? Každodenní fungování nového officu v Praze Karlíně. Správa kancelářských zásob, vybavení, kuchyňky, občerstvení a provozních potřeb. Komunikace s dodavateli, úklidovou firmou, servisem a pronajímatelem. Řešení drobných oprav, provozních požadavků a zlepšování kancelářského prostředí. Správa přístupových karet, klíčů, techniky a základní evidence vybavení. Práce s office rozpočtem a schvalování menších nákupů podle domluvených pravidel. Zpracování faktur od office a HR dodavatelů a jejich předávání ke zpracování. Obsluha pošty, kurýrů, office e-mailu a firemního telefonu. Příprava zasedacích místností, občerstvení a praktického zázemí pro meetingy. Administrativní a organizační podpora vedení. Správa kalendářů vedení, rezervace schůzek, cest, hotelů, dopravy nebo restaurací. Tvorba zápisů ze schůzek, pokud bude potřeba. Podpora HR týmu při náboru a komunikaci s kandidáty. Plánování pohovorů a práce s náborovou agendou v Asaně. Koordinace praktické přípravy nových kolegů před nástupem. Zajištění notebooku, přístupů, pracovního místa a základního vybavení pro nováčka. Organizace prvního dne nového zaměstnance z praktického pohledu. Sběr podpisů k HR dokumentům a archivace HR podkladů. Evidence dovolených a absencí. Organizace firemních akcí, all-hands meetingů, teambuildingů a týmových rituálů. Správa firemního merche a dárků pro zaměstnance, partnery nebo návštěvy. Sběr zpětné vazby od lidí na fungování kanceláře. Navrhování zlepšení v oblasti office provozu, interní organizace a people supportu. Základní správa firemních aut. Koho hledáme? Máš zkušenost s office managementem. Máš zkušenost s HR administrativou nebo HR podporou. Jsi silný/á v organizaci, plánování a dotahování věcí do konce. Máš rád/a pořádek, systém a jasně nastavené fungování. Nevadí ti být hands-on a řešit každodenní operativu. Umíš komunikovat s kolegy, vedením, kandidáty, návštěvami i dodavateli. Umíš pracovat s Google Workspace, kalendáři, dokumenty a tabulkami. Asana a Slack jsou pro tebe výhodou, případně se je rychle naučíš. Jsi samostatný/á, pečlivý/á, spolehlivý/á a proaktivní. Máš příjemné a reprezentativní vystupování. Umíš fungovat v prostředí, kde se někdy mění priority a je potřeba rychle reagovat. Vyhovuje ti práce z kanceláře v Praze Karlíně. Vyhovuje ti úvazek 4 dny v týdnu, pondělí až čtvrtek. Co je velkou výhodou? Zkušenost z e-commerce. Zkušenost z rychle rostoucí firmy. Zkušenost s náborovou administrativou. Zkušenost s organizací firemní