IT Project Coordinator

O nas Protopia to firma doradczo-wdrożeniowa specjalizująca się w rozwiązaniach chmurowych (Azure) i platformach AI dla dużych organizacji z sektorów regulowanych — finansowego, ubezpieczeniowego, healthcare, retail. Nasz zespół to kilkanaście osób: partnerzy z tytułem Microsoft MVP. Prowadzimy równolegle kilkanaście projektów consulting i wdrożeniowych oraz szkolenia dla klientów korporacyjnych. Tworzymy też Patoarchitekci — jeden z najbardziej rozpoznawalnych polskich podcastów o architekturze IT — oraz Powered By Protopia — kanał o AI i chmurze dla managerów IT. Nie jesteśmy korporacją. Decyzje zapadają szybko, a każda osoba w zespole ma realny wpływ na to, jak pracujemy. Dlaczego ta rola powstaje Liczba równoległych projektów rośnie i potrzebujemy osoby, która spina je od strony organizacyjnej — pilnuje terminów, statusów, artefaktów i tego, żeby nic nie wypadło między krzesłami. Rola raportuje bezpośrednio do Head of Sales & BD oraz Zarządu. Szukamy osoby, która już wie jak wygląda koordynacja projektów w praktyce i może wejść w rolę bez długiego okresu wdrożenia. Twoje obowiązki Śledzenie statusu aktywnych projektów: scope, milestone'y, terminy, artefakty, odbiory Proaktywny follow-up wobec klientów i zespołu delivery — pilnujesz że terminy są dotrzymane, nie realizujesz projektu Monitorowanie kompletności dokumentacji projektowej — śledzenie czy SoW jest podpisany, protokół odbioru wpłynął, zamówienie jest w systemie Raportowanie statusu projektów do Head of Sales i Zarządu Koordynacja harmonogramów szkoleń: terminy, listy uczestników, materiały, ankiety poszkoleniowe Zestawianie raportów czasu pracy i ich weryfikacja pod kątem projektów Wsparcie przy wysyłce dokumentów do klientów — logistyka, nie treść Śledzenie zadań i artefaktów w GitHub i narzędziach projektowych Czego szukamy Must have Min. 2 lata doświadczenia w koordynacji projektów IT lub consultingowych Pewność w bezpośrednim kontakcie z klientem korporacyjnym — mailowo i na call'ach Polski na poziomie perfekcyjnym, angielski min. B2/C1 (dokumenty, maile, calle z zagranicznymi klientami) Proaktywność: nie czekasz aż ktoś zapyta co jest z tematem — sam/a to zgłaszasz i reagujesz z wyprzedzeniem Rozumienie cyklu życia projektu IT: SoW, milestone, protokół odbioru, artefakt projektowy Swobodna praca w Microsoft 365 — Teams, Excel, Word, Outlook Umiejętność wykorzystania GenAI w codziennej pracy Nice to have Doświadczenie w środowisku consulting / body leasing / software house Znajomość GitHub (Issues, Projects — na poziomie koordynacji, nie kodowania) Rozumienie specyfiki raportowania czasu pracy (time-tracking, rozliczanie projektów) Znajomość specyfiki projektów chmurowych lub AI (nie wymagamy wiedzy technicznej) Co możesz tu rozwinąć Głębsza znajomość projektów Azure i AI w środowiskach regulowanych ( m.in . finanse, healthcare) Bezpośrednia praca z dużymi klientami korporacyjnymi — polskimi i międzynarodowymi Udział w całym cyklu: od oferty i SoW po odbiór Rozszerzenie roli w stronę PMO lub BD w miarę jak firma rośnie Co oferujemy Hybryda — biuro w centrum Warszawy w poniedziałki i środy, reszta zdalnie Praca przy realnych projektach dla dużych klientów korporacyjnych Możliwość udziału w konferencjach branżowych, w których uczestniczy Protopia Środowisko bez zbędnych warstw zarządczych — uczysz się od ludzi, którzy projekt robią, nie opisują Proces rekrutacji CV + 2–3 zdania: co konkretnie cię przyciąga do tej roli (nie "chcę się rozwijać") Podaj oczekiwania finansowe i preferowaną formę współpracy Godzinna rozmowa online — zestaw pytań sytuacyjnych (co robisz w danej sytuacji, jak byś zareagowała) Rozmowa finalna